Não há como organizar grandes eventos sem ter planejamento estratégico. A produção deles envolve objetivos, custos, datas, orçamentos e o que mais for necessário para que aconteçam. O ato de reunir essas informações em um arquivo ou planilha garante a execução das etapas e o sucesso na realização do grande dia.
Por esse motivo, preparamos este artigo, que aborda algumas etapas fundamentais na organização de grandes eventos. Nele, falaremos mais sobre a parte estratégica, com definição de aspectos que vão do local até as equipes que trabalharão com você na produção.
Portanto, considere os pontos a seguir para obter êxito nessa empreitada. Vamos lá? Confira nossas 5 dicas e saiba como organizar grandes eventos!
1. Comece pelo planejamento
A organização é a base de qualquer evento. Grandes eventos têm responsabilidades na mesma proporção, pois é alto o volume de informações que circulam. O planejamento do evento deve começar com bastante antecedência, possibilitando o estudo do público-alvo para que aquilo a ser oferecido seja sob medida.
Tendo isso em vista, estabeleça todas as etapas da organização do evento e delegue responsabilidades. Além disso, eleja as prioridades e reserve um tempo para acompanhar tudo de perto.
2. Calcule e respeite o orçamento
O planejamento que foi feito permitirá o cálculo do orçamento previsto para a realização do evento. Para que o valor esteja de acordo com o necessário, é fundamental que todas as etapas tenham sido consideradas durante a organização. Faça a estimativa dos gastos para garantir que o valor investido está seguindo o planejado.
É importante também colocar em prática o seu poder de negociação. Chame os fornecedores para conversar e busque obter condições vantajosas de pagamento.
3. Faça o alinhamento entre os fornecedores
Grandes eventos só funcionam quando todos os membros da sua equipe estão alinhados — incluindo os fornecedores. Os profissionais contratados devem estar aptos para cumprirem suas responsabilidades, entregando os produtos e serviços dentro das condições acordadas em contrato.
Desse modo, aproveite a fase de planejamento para encontrar os melhores profissionais e construa uma relação de parceria para que eles entendam suas necessidades e expectativas.
4. Escolha a data e o local com sabedoria
No mundo dos grandes eventos, a escolha da data é um dos fatores que contribuem com o sucesso. Por isso, é fundamental conhecer o público-alvo para garantir a maior quantidade de pessoas participando. Quando estiver pesquisando as datas, evite aquelas que estão próximas dos grandes feriados, pois o público costuma viajar.
O mesmo vale para o local. Ele precisa comportar o número previsto de pessoas, bem como ter itens de acessibilidade e segurança. O espaço ainda deve oferecer conforto para o público, garantindo a diversão de todos.
5. Divulgue bastante o evento
Toda essa preparação para grandes eventos pode ser subaproveitada se não houver uma boadivulgação. Por esse motivo, uma parte do orçamento deve ser voltada para a divulgação do evento, tornando-o conhecido pelo público. Divulgar permite antecipar a atmosfera do que acontecerá no grande dia, despertando o desejo das pessoas. Portanto, crie ações de marketing e campanhas nos meios físicos e digitais que são consumidos pelo público-alvo.
Agora que você aprendeu como organizar grandes eventos, faça o planejamento estratégico e considere os itens que foram abordados. Se precisar, conte com o apoio profissional de uma agência especializada em eventos corporativos.
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