A produção de eventos médico-científicos são desafiadoras, porém, fundamentais para manter o mercado atualizado quanto às novidades e os avanços da área. Um bom evento exige meses de preparação e divulgação, por isso é indicado que seja realizado apenas uma vez por ano.
Eles são realizados para integrar médicos, equipes, aprofundar o networking, aproximar estudantes e possíveis clientes. Um trabalho bem feito é sinônimo de credibilidade, inovação e, consequentemente, a garantia de próximas edições.
Confira, no post de hoje, 5 dicas para inovar na produção de eventos!
1. Automatizar a produção de eventos
Sabemos que não é simples estruturar a logística para montar um evento. A melhor forma de reduzir custos e otimizar o tempo é automatizar alguns processos. Planilhas de despesas devem ser criadas no Excel para que todos os responsáveis tenham acesso e consigam acompanhar os gastos diariamente.
A divulgação também pode ser otimizada. Existem plataformas específicas, como o RD Station, que automatizam, organizam e enviam uma série de e-mails. É possível criar uma ordem de envio, por exemplo, primeiro o convite, depois a programação do evento e, por último, locais indicados para os participantes se hospedarem.
2. Investir nos recursos tecnológicos
Um bom produtor visita e pesquisa todos os eventos de sua área para superar expectativas de tudo o que já foi visto. Investir em tecnologia, criar ambientes de impacto, fazer transmissões ao vivo e criar hashtags exclusivas são algumas ações para transformar um evento simples em um inovador.
Outra dica é a disponibilização de um aplicativo personalizado para os participantes. Nele, estarão disponíveis horários de palestras com notificações quando forem começar, mapas do evento e até um chat para os participantes aprofundarem o networking.
Por isso, o produtor deve focar nos recursos tecnológicos para atrair a atenção desses futuros integrantes.
3. Oferecer benefícios tangíveis aos participantes
Distribuir brindes ao final do evento e aplicar descontos simbólicos não são mais um diferencial. Hoje em dia, o participante procura um evento que realmente agregue valor, tanto intelectual quanto financeiro.
Na fase do planejamento, os benefícios devem ser levados em conta. Converse com parceiros e negocie sorteios de bons produtos ou de consultoria/aulas. Mesmo que o número de brindes sorteados seja menor, o público ficará mais interessado em participar.
Além disso, planeje possíveis descontos para as últimas vagas do evento, mas lembre-se que o participante que comprou no início não deve se sentir lesado. Seja coerente!
4. Promover momentos de integração entre os participantes
Os momentos de integração são excelentes para o networking e para o compartilhamento de ideias sobre o evento. Os coffee breaks e happy hours são opções que podem ser aprofundadas para experiências diferenciadas.
Se o evento contar com um tema ou cor específica, estenda esse padrão para os momentos de integração. O participante deve se sentir imerso no evento em todos as etapas. Se esse tema ou cor fizerem parte da identidade visual da marca, melhor ainda!
5. Disponibilizar canais de feedback
Ao final, é importante medir os resultados e levá-los em consideração para os próximos eventos. Envie uma pesquisa de satisfação por e-mail ou coloque-a disponível no aplicativo. Elabore perguntas do tipo: De 0 a 10, quanto você se sentiu satisfeito? O que achou do custo-benefício? Participaria novamente?
Porém, você não deve ficar na parte subjetiva das análises. Trace metas como:
- 80% dos participantes devem responder a pesquisa;
- 60% deve pontuar 9 ou 10 para o custo-benefício; ou, ainda,
- as vendas do produto apresentado no evento devem aumentar 10% nos próximos 6 meses.
Não é possível inovar em um evento se os requisitos básicos de logística não foram pensados. Saiba mais sobre como impressionar na produção de eventos!
